1阅读指示。
所有需要意向书的申请、提案或其它程序均会对意向书应包含的信息内容给予明确指示。在开始写意向书前，先仔细检阅这些指示。,浏览该公司或学校网站。网站上应会概述相关意向书必须涵盖的信息。如果你无法找到相关资料，可拨电联络对方。,
2确定收信人姓名和地址。
如果你无法在网上获得这些资料，拨电联络相关机构或公司，此举应能让你快速获得所需信息。,如果你的意向书对象为一个团队，请尽量详细写明。如果你知道所有人的名字，那就太好了！把所有名字都写上去。你的努力调查会给他人留下深刻印象。,
3做笔记。
写下你想要包括在意向书里的事情，比如个人资料、过去的成就与功绩、获得的奖项、曾经克服过的特别挑战以及你最引以为傲的成功事迹。写下你计划在该公司或学校做的事情，或是你想在所申请的项目中取得的任何成就。,虽然两者有相似之处，但意向书通常比求职信更为全面。它不只列出了求职信所概述的目的，也详述了你的职业目标和意向、专业经验、领导能力以及让你从众多申请者中脱颖而出的特性。,
1开头先介绍自己。
称此部分为简介不是没有原因的。如果你写信申请学院，请注明你目前上的学校以及年级。,如果你向公司提出申请，请写明你有意申请的职业领域或该公司或组织名称，以及在哪一个季度实习。
- 使信函个性化。确保意向书明确写上需要提交到的特定机构或组织。如果是申请研究所的信件，应注明你选择该校的原因。如果是商业申请，应强调你过去做过的某件事情，借以展示你具备适合该公司或组织的特别技能。
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2开始进入更具体的细节。
信件也是由这里开始进入重点。你需要自我行销，并展示对该课程或项目具有充足的认识。接下来的几段内容应专注于此。,阐明你写这封信的目的，你是怎么获知该实习机会或职位招聘，以及你对该职位充满热情的原因。别忘了写上你对该公司，而非他们的竞争者感兴趣的原因。,陈述你的证书文凭。切勿害羞！告诉收信者为什么他应该考虑录取你。利用特定例子显示你具备与该领域相关的专门技术或一般技巧、知识、经验（无论是否受薪）、语言以及电脑软件应用技能。你可以以段落的形式描写，或是做一个成就列表。尽量具体、诚实地描述。,说一些关于该校或课程项目的好话。可稍微奉承收信者，但切勿做得太过火。描述为何你觉得该职位吸引人，以及你的强项和兴趣如何适合该职位。,
3总结时要求收信者作出回应。
表达你想参加面试的希望。确保你在信件里写明自己的联络信息，以便他们能联络你进行面试。,取决于该组织的政策，你可能需要跟进申请。最好能把所有可做的事情都做得滴水不漏、面面俱到。,
1写下最终定稿。
如果你的初稿有些随便，抓起你的笔记和指示再次重写一份二稿或最终稿。确保没有别字或错字，并涵盖了所有要求的信息。,从微观和宏观层面检查意向书。字字句句不止需要准确简要且配合得当，整体内容也需要能整合成完整的一体。各段内容是否能很好地合为一体？重新排序会否让信函变得更通顺？,
2校对及编辑意向书。
开始编辑前先让自己休息一下，你的脑袋需要不同的刺激物才能打断之前千遍一律的思考模式，并寻找较不明显的小错误。一旦你休息够了，可再次阅读意向书，做出必要的修改，确保读起来信息清晰且言之有理。,坚决彻底地编辑信函，避免重复，确保字句通顺，每个段落衔接流畅。你可以让同学、同事或家人读一读。不同的人将看见不同的事物。,
3提交意向书。
意向书须附上所需的任何申请材料（比如证书），然后根据指示将完整信函送到该机构。,如果意向书超过一页，你可以在每页的角落以小字体写上自己的名字，以防信函被分开后造成混淆。
